Célébrer un anniversaire, préparer un événement, inaugurer de nouveaux locaux, mettre sur pied une conférence de presse… Ce n’est pas tous les jours qu’une entreprise s’attelle à de telles tâches. De plus, les collaborateurs internes sont déjà très chargés pour pouvoir assumer cette mission supplémentaire et/ou ne savent pas trop par quel bout commencer. Se faire accompagner par un spécialiste externe va permettre d’élargir la réflexion, d’explorer davantage de possibilités, de vous décharger … Mode d’emploi !

1 - Dessiner les contours du « menu »
Quel ton est-il souhaitable de donner à votre événement : festif, culturel, surprenant, classique, sportif, innovateur, décalé, … ? Identifier les ingrédients qui permettront de constituer un tout cohérent (les indispensables et ceux qui pourraient venir l’enrichir). Choisir les invités à toucher (cibles) ; réfléchir aux outils qui vont permettre de le faire et de promouvoir votre événement.

2 - Le finaliser
Il s’agit alors de prendre des décisions de principe, faire des choix et définir les priorités afin de pouvoir budgéter la liste des ingrédients nécessaires. Sur cette base financière, vous pourrez fixer l’enveloppe budgétaire que vous êtes prêts à consacrer à l’événement et ainsi fixer vos idées.

3 - Envoyer les invitations et passer aux préparatifs
Planifier et mettre en œuvre les mesures de communication, dont l’invitation : elles sont souvent plusieurs qui se combinent et se planifient sur le moyen terme.
Préparer les animations qui distrairont, informeront, surprendront vos invités.
Penser à tous les détails logistiques : de la réservation d’un lieu approprié à la décoration florale, de la sécurité à la problématique du parking, de la signalétique au bon enchainement de la journée ou de la soirée, de l'accueil à la mise en place du personnel nécessaire.

4 - C’est le grand jour de partager votre « menu » !
Les préparatifs ont été faits dans le calme et au préalable, ainsi tout a pu être été bien pensé et les tâches réparties. Il s’agit maintenant d’accueillir les invités avec le sourire et en toute sérénité. Un air de fête règne, animations et buffet attendent les convives qui devraient passer un excellent moment et se souvenir de votre réception !